工程 文 件 的 立 卷

5.1 立 卷 的 原 則 和 方 法

5.1.1 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系便于檔案

的保管和利用

5.1.2 一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí) 工程文件應(yīng)按單位工程組卷

5.1.3 立卷可采用如下方法:

1 工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件監(jiān)理文件施工文件

竣工圖竣工驗(yàn)收文件5 部分

2 工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序 專業(yè)形成單位等組卷

3 監(jiān)理文件可按單位工程 分部工程專業(yè)階段等組卷

4 施工文件可按單位工程 分部工程專業(yè)階段等組卷

5 竣工圖可按單位工程 專業(yè)等組卷

6 竣工驗(yàn)收文件按單位工程 專業(yè)等組卷

5.1.4 立卷過(guò)程中宜遵循下列要求:

1 案卷不宜過(guò)厚 一般不超過(guò)40mm

2 案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件 不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷

5.2 卷 內(nèi) 文 件 的 排 列

5.2.1 文字材料按事項(xiàng) 專業(yè)順序排列同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)同一文件的印本

與定稿主件與附件不能分開并按批復(fù)在前請(qǐng)示在后印本在前定稿在后

主件在前附件在后的順序排列

5.2.2 圖紙按專業(yè)排列 同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列

5.2.3 既有文字材料又有圖紙的案卷 文字材料排前圖紙排后

5.3 案 卷 的 編 目

5.3.1 編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定:

1 卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào) 每卷單獨(dú)編號(hào)頁(yè)號(hào)從1 開始

2 頁(yè)號(hào)編寫位置:單面書寫的文件在右下角雙面書寫的文件正面在右下角

背面在左下角折疊后的圖紙一律在右下角

3 成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料自成一卷的原目錄可代替卷內(nèi)目錄

不必重新編寫頁(yè)碼

4 案卷封面 卷內(nèi)目錄卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)

5.3.2 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

1 卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄 B 的要求

2 序號(hào):以一份文件為單位用阿拉伯?dāng)?shù)字從1 依次標(biāo)注

3 責(zé)任者:填寫文件的直接形成單位和個(gè)人有多個(gè)責(zé)任者時(shí)選擇兩個(gè)主要責(zé)

任者其余用等代替

4 文件編號(hào):填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)

5 文件題名:填寫文件標(biāo)題的全稱

6 日期:填寫文件形成的日期

7 頁(yè)次:填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)最后一份文件填寫起止頁(yè)號(hào)

8 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前

5.3.3 卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

1 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)范附錄 C 的要求

2 卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù) 各類文件頁(yè)數(shù)(照片張數(shù)) 以及立

卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明

3 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后

5.3.4 案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

1 案卷封面印刷在卷盒卷夾的正表面也可采用內(nèi)封面形式案卷封面的式

樣宜符合附錄D 的要求

2 案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括:檔號(hào)檔案館代號(hào)案卷題名編制單位起止日期

密級(jí)保管期限共幾卷第幾卷

3 檔號(hào)應(yīng)由分類號(hào) 項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成檔號(hào)由檔案保管單位填寫

4 檔案館代號(hào)應(yīng)填寫國(guó)家給定的本檔案館的編號(hào)檔案館代號(hào)由檔案館填寫

5 案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容案卷題名應(yīng)包括工程名稱

專業(yè)名稱卷內(nèi)文件的內(nèi)容

6 編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者

7 起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期

8 保管期限分為永久長(zhǎng)期短期三種期限各類文件的保管期限詳見(jiàn)附錄A

永久是指工程檔案需永久保存

長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命

短期是指工程檔案保存 20 年以下

同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件 該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)

9 密級(jí)分為絕密機(jī)密秘密三種同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件應(yīng)以高密

級(jí)為本卷密級(jí)

5.3.5 卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)備考表案卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g 以上白色書寫紙制作幅面

統(tǒng)一采用A4 幅面